トヨタモビリティサービス株式会社 企業様向け
トヨタ特別リース

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ご利用規約
個人情報保護方針
はじめに

トヨタモビリティサービス株式会社(以下弊社といいます)がお客様に商品・サービスをご提供するにあたりお客様へのサービス・商品のクォリティの向上およびお客様のご便宜をはかるために、個人情報をご提供いただくことがあります。 弊社は、「お客様第一」「コンプライアンス重視」を経営理念にしており、お客様の個人情報保護の重要性を認識し、充分配慮して事業活動を行なっております。そこで弊社が取り扱うすべての個人情報の保護に向けての全社的な基本方針を定め、プライバシー・ポリシーとしてお客様をはじめ皆様のご理解をいただくためにここに公開いたします。

1.個人情報とは

お客様の個人情報とは、お客様に関する情報であって、特定のお客様を識別できる情報(個人識別符号を含む)をいいます。お客様を識別できる情報とは、お客様の氏名、年齢、生年月日、電話番号、メール・アドレス、住所、勤務先、クレジットカード番号、銀行口座番号等の情報で、このうちの1つまたは複数の組合せにより、お客様個人を特定することのできる情報をいいます。

2.個人情報の取得について

お客様の個人情報は、あらかじめ利用目的等を明示したうえお客様の同意のもと取得させていただきます。弊社の商品(レンタカー・リース・通信機器等)・サービスを提供させていただくための申込書、契約書、その他の文書等に直接お客様に記入していただくときは、その場において利用目的等を明らかにいたします。また、上記以外の方法によりお客様から個人情報を取得するときは、お客様が公表されている情報または弊社に提供することをお客様が同意されている場合に限ります。お客様は、お客様の自由な判断でこの同意を拒むことができますが、その場合、弊社は商品・サービスの提供ができかねることがあります。

3.取得させていただくお客様の個人情報の利用目的

取得させていただいたお客様の個人情報は、弊社の以下の業務のためにのみ利用いたします。

  1. レンタカー事業
  2. カーリースその他リース事業
  3. 携帯電話等通信事業
  4. 保険事業
  5. 中古車販売事業
  6. これらの事業をすすめるために必要な信用調査その他の関連業務

弊社では、お客様の個人情報を利用してレンタカー、リース、携帯電話、保険その他弊社において取り扱う商品・サービス等あるいは各種イベント・キャンペーンなどの開催について宣伝印刷物の送付、eメールの送信などの方法によりお客様にご案内することがあります。また、商品開発等あるいはお客様満足度向上策など検討のためお客様にアンケート調査をすることがあります。お客様は、これらのご案内・アンケート調査の受取りをご希望されないときは、弊社にその旨お申し出いただくことができます。

4.個人情報の第三者への提供
  1. 弊社では、次の場合を除いて、個人情報を第三者に提供することはありません。 但し、弊社が業務委託先に、委託業務に必要な範囲内でお客様情報を預ける場合(例えば「コンピュータシステムの運用」「紙文書の保管」「紙文書の廃棄」~などの業務委託に伴って、業務委託先に個人情報を預ける場合)は、この限りではありません。
    1. お客様が同意されている場合
    2. 下表の内容を下表の提供先へ下表の利用目的で、口頭、書面または電子媒体にて提供する場合。
    3. 法令により必要と判断される場合。
    4. お客様または公共の利益のために必要であると考えられる場合。
    5. その他正当な理由のある場合。
  2. お客様は、前項(1) (2)の第三者への提供の中止をご要望される場合は、弊社にその旨お申し出いただくことができます。
5. 個人情報のグループ内共同利用

弊社は、グループ会社との連携強化により、お客様へのサービス・商品のクオリティの向上およびお客様のご便宜をはかるため、個人情報保護法第23条第5項第3号に基づき、お客さまの個人情報を弊社グループ会社と共同で利用することがあります。

  • 共同して利用する個人情報の項目情報:
    • お客様の氏名、住所、生年月日、電話番号等の属性に関する情報及びお客様と弊社との取引に関する情報等、上記の利用目的の達成に必要な範囲の項目
  • 共同して利用する者の範囲:
    • 弊社ホームページに記載された弊社のグループ会社
  • 利用する者の利用目的:
    • お客さまのニーズにあった各種商品、サービスの企画・開発のため
    • 弊社グループ会社が取り扱う各種商品・サービスに関する個別のご提案、ご案内のため
    • 弊社及び弊社グループ各社におけるリスク管理等、経営上必要な各種管理を遂行するため
  • 当該個人データの管理について責任を有するものの氏名又は名称
    • お客様相談室 0800-080-2000
6.要配慮個人情報の取り扱い

弊社は、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、身体障害、知的障害、精神障害等の要配慮個人情報について、次に掲げる場合を除いて、お客様の同意なく取得、利用または第三者提供を行いません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
  4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
7.個人情報保護の体制

弊社では、個人情報保護を全社として取り組むために、CSR委員会を設けています。この委員会のもとに個人情報保護の責任者を選任し、社内の全部署における個人情報保護を徹底し従業員の個人情報保護教育をすすめ、お客様のご意見をうけたまわる体制を整えています。

8. セキュリティ

弊社は、個人情報がお客様からお預りしている情報と理解し、その安全を期することが責務と認識し適切な管理を実施いたします。万が一、個人情報に関わる事故が発生した場合にも、被害の拡大を防止する措置を速やかに講じた上で、事故の原因を分析し、再発を予防する措置を講じる体制を敷いています。

9.ホームページからの個人情報の取得
  • 暗号化:弊社が開設しているホームページから個人情報を取得するときは、暗号システム(SSL)を用いてお客様の個人情報を安全に送信していただくことができます。
  • cookie:cookieは、お客様のパソコンとウェブサイトのあいだでやり取りする小さな情報ファイルです。弊社では、ホームページを使いやすいものにするためや個々のお客様に最適な情報を提供するためにcookie を用いることがあります。お客様がご使用しているパソコンやブラウザソフトの設定でcookie の受取りを拒否したり、cookie 警告を発することができます。
  • リンク:弊社がリンクしているホームページには、関連他社が運用するものがあります。それらについては、このプライバシー・ポリシーの適用はありません。
10.お客様からのお問い合せ

弊社が法で定める開示義務を負う個人情報についてお客様から開示請求を求められた場合は、別途記載した手続にしたがい、ご本人であることを確認の上で開示します。また、弊社保有の個人情報が事実と異なる場合は修正を請求することができます。そのほか、個人情報に関する問い合せや苦情・相談を申し付けることができます。弊社は、これらを受けた場合は合理的な範囲で適切に対応させていただきます。また、そのためにお客様からの個人情報の照会・修正等または問い合せや苦情・相談の窓口を開設しています。

お客様相談室 0800-080-2000

11.委託先様及びその他お取引先様、採用応募者、弊社役員及び従業員等の個人情報
  1. 委託先様及びその他お取引先様(以下お取引先様という)、採用応募者(弊社採用募集に応募された方)、弊社役員及び従業員等(以下従業員等という)の個人情報とは、個人に関する情報であって特定の個人を識別できるもの及び他の情報と照合して特定の個人を識別できる情報(個人識別符号を含む)をいいます。弊社では、お取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報について弊社の業務内容に応じ、適切な取得・利用・提供をおこないます。
  2. 上記個人情報は、あらかじめ利用目的を明示し、ご本人の同意のもとで取得いたします。また、ご本人が開示されている個人情報の取得は、弊社への提供についてあらかじめご承知いただいている場合に限ります。これらの同意は自由な判断で拒むことができますが、その結果、適切な対応ができないことがあります。
  3. 取得させていただく個人情報の利用目的
    1. お取引先様の個人情報
      上記の3.(1)~(6)の業務を進めるうえで必要な業務に利用します。
    2. 採用応募者の個人情報
      採用業務に使用します。
    3. 従業員等の個人情報
      人事管理、社会保険等の管理に使用します。
  4. 弊社が保有するお取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報の利用目的
    弊社が保有するお取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報の利用目的は3)に示したとおりです。
  5. 弊社では、お取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報は、次の場合を除いて第三者に提供することはありません。但し、弊社の業務委託先に委託業務に必要な範囲で個人情報を預ける場合(例えば「コンピュータシステムの運用」「紙文書の保管」「紙文書の廃棄」などの業務委託に伴って、委託先に個人情報を預ける場合)は、この限りではありません。
    1. ご本人の同意がある場合
    2. 法令により必要と判断される場合
      更に、お取引先様、採用応募者、従業員等は、前記(1)の第三者への提供の中止を要望される場合は、弊社にその旨お申し出いただくことができます。
  6. 個人情報保護体制・セキュリティ
    お取引先様、採用応募者、従業員等の個人情報は、上記の6.7.に示した個人情報保護体制およびセキュリティのもとで適切に保護します。
  7. ご本人からの問合せ
    弊社が法で定める開示義務を負う個人情報についてお取引先様、採用応募者、従業員等のご本人から開示請求を求められた場合は、別途記載した手続にしたがい、ご本人であることを確認の上で開示します。また、弊社保有の個人情報が事実と異なる場合は修正を請求することができます。そのほか、個人情報に関する問い合せや苦情・相談を申し付けることができます。 弊社は、これらを受けた場合は合理的な範囲で適切に対応させていただきます。また、そのための個人情報の照会・修正等または問い合せや苦情・相談の窓口を開設しています。
  • お取引様 総務部 総務ユニット TEL 03-4586-3900
  • 採用応募者、弊社従業員等 人事部 人材開発ユニット TEL 03-4586-3981
12.法令などの遵守と改善

弊社は個人情報保護のための関連法令およびその他の規範を誠実に遵守いたします。
弊社は、個人情報保護方針および個人情報保護に関する社内規程を常に見直して、個人情報の取扱いおよび管理を継続的に改善してまいります。

機密管理に関する基本方針
1. 基本的考え方

トヨタモビリティサービス株式会社(以下弊社という)は、適切な機密情報等の管理が事業活動の重要な基盤であるということを認識し、ここに策定する基本方針に則り、常に管理のあるべき姿を追求し、制度・仕組みの改善に努めます。 当社は、お客様並びに取引先からお預かりした貴重な情報を適切に管理するとともに、不正な競争を排除し、健全な企業活動を実践するため、機密情報等の保護に真摯に取組みます。

2. 機密管理のあるべき姿

弊社は、機密情報等を適切に管理するために、以下の「あるべき姿」の実現に努めます。

  1. 社内規則等の整備を図り、関連法令等を遵守すること。
  2. 機密管理の責任体制を明確にし、対策の策定・展開、および取引先等との連携などに取組むこと。
  3. 機密情報等が明確になっており、情報開示先を含めその管理状態が把握されていること。
  4. 機密情報等へのアクセス制限が担保されていること。
  5. 故意の情報の持ち出し、過失による情報漏洩及び、不正な情報入手を抑止する仕組みがあること。
  6. 事件・事故発生時の対応が明確になっていること。
  7. 「Plan-Do-Check-Action」の管理サイクルを回し、制度・仕組みなどのあり方を継続的に改善すること。
3. 機密管理に関する取組み

当社は上記「あるべき姿」を実現するために、以下の必要な対策を講ずるとともに、役員、従業員に対しても遵守事項を明確にし、機密情報等の保護を徹底します。

  1. 社内規則等の整備を図り、関連する法令等の遵守の徹底に努めます。 また、機密管理に関する教育等を継続的に実施し、違反者に対しては厳正に対処します。
  2. 社長を最高機密管理責任者とし、責任と役割を明確にして、機密情報等の適切な管理に努めます。 また、本方針を取引先へもお伝えし、適切な機密管理をめざした対策の構築などをお願いするとともに、要請があれば、必要な助言などを行ない、機密情報等の保護に努めます。
  3. 機密情報等の洗い出しを行い、機密区分に応じた適切な取扱いとなるよう努めます。 また、社内外への情報開示先についても、定期的に管理状態の把握に努め、問題点等があれば、必要な対策に取組みます。
  4. アクセス制限等物的・システム的な対策を定め、機密情報等に対する不正侵入、漏洩、改ざん、紛失・盗難、破壊、利用妨害などが発生しないように努めます。
  5. ログ等の監査や機密情報等の定期的な棚卸しにより、情報漏洩・不正な情報入手の防止・抑止に努めます。
  6. 万一機密情報等の漏洩やセキュリティ上の問題が発生した場合、その原因を究明し、被害を最小限に止めるために、速やかな関係部署への連絡、情報開示等適切な対応を行ない、その後の再発防止に努めます。
  7. 機密管理の取組みについて、常にPDCAの管理のサイクルを回すことにより、継続的な改善に取組みます。 特に自主点検と監査によるチェックを行い、状況の変化に合った機密管理の実現に努めます。

※機密情報等とは、当社が保有する営業上または技術上の情報及びその開示・漏洩・不正使用等により、当社、 またはステークホルダーに不利益を及ぼすおそれのある情報(個人情報、社外から得た情報、インサイダー情報を含む)を指し、機密を具現化している製品、施設も対象とする。